Meeting-Protokoll-Schreiben

Erfahren Sie, wie man Meetings effektiver protokolliert!

Ein Meeting-Protokoll ist ein Schriftstück, in dem beschrieben wird, was im Meeting diskutiert und was beschlossen wurde. Das Meeting-Protokoll soll nur eine Zusammenfassung der Diskussionen und Entscheidungen sein, kein Wort-für-Wort-Protokoll. Wenn Sie nicht sicher sind, wie man ein Meeting-Protokoll führt, könne der Einsatz von Software wie MeetingBooster das Ganze vereinfachen, indem Konsistenz, Verantwortlichkeit und die Effektivität insgesamt gesteigert werden.

Meeting-Protokoll-Vorlage

Besprechungsprotokoll-Muster:

• Protokoll Vorstandssitzung
• Protokoll Sales-Meeting
• Protokoll Betriebsversammlung
• Protokoll Business-Meeting
• Protokoll Projektbesprechung

Tipps zum Führen von Protokollen:

• Vor dem Meeting – Erstellen einer Checkliste
• Während des Meetings – Notieren des Meeting-Protokolls
• Nach dem Meeting – Fertigstellen des Meeting-Protokolls

Meeting-Protokoll-Checkliste

• Vorbereitungen - Festlegen von Datum, Zeit und Ort des Meetings
• Erinnerungen und Agenda-Pakete – Erinnerungen ans Meeting, Anmeldungen und ggf. Agenda-Pakete
• Arrangements – Spezielle Gäste, Ausstattung und Konzessionen
• Letzte Vorbereitungen – Bestätigungen, Letzte Agenda-Pakete und Vorlage fürs Meeting-Protokoll

Notieren des Meeting-Protokolls

Es gibt drei Standardtypen: Ergebnis-, Verlaufs- und Wortprotokoll. Jeder Typ ist für spezielle Verwendung optimal:

• Ergebnisprotokoll - Entscheidungen und durchzuführende Aktionen werden festgehalten; nicht hingegen die Diskussion, die zu den Ergebnissen führte
• Verlaufsprotokoll – Enthält alles, was das Ergebnisprotokoll enthält, plus der Reden und Diskussionen, die zu den Ergebnissen geführt haben
• Wortprotokoll – Festhalten des Meetings Wort für Wort

Verlaufsprotokolle sind bei Meeting-Protokoll der gängigste Typ, wobei man bei jedem Typ den zeitlichen Beginn, die Anwesenheit und die Eröffnungsansprache(n) checken muss. Im Verlauf des Meetings hat der Protokollführer alle wichtigen, sich ergebenden Informationen notieren. Das ist – in Echtzeit – oft gar nicht so einfach, was den Einsatz von Software wirklich nützlich macht.

Programme wie MeetingBooster erlauben es dem Protokollführer, anhand einer formalisierten Agenda Notizen schnell niederzulegen. Jedes Thema sowie der betreffende Teilnehmer könne ausgewählt werden, sein Kommentar notiert und die sich dadurch ergebenden Entscheidungen identifiziert werden. meeting agenda

Fertigstellen des Meeting-Protokolls

Wird das Meeting unterbrochen, ist der Protokollführer verantwortlich für die Überprüfung und das jeweilige Abschließen des Protokolls. Das kann beim Verwenden herkömmlicher Programme wie MS Word ziemlich mühsam sein und enthält naturgemäß Redundanzen, weil der Protokollführer die notierte Information zumindest einmal "ins Reine schreiben", d.h. in ein Dokument mit entsprechender Formatierung überführen muss. Das Dokument muss einfach weiterzugeben und in manchen Fällen archivierbar sein.

Mit Protokollsoftware wie MeetingBooster wird dieser Prozess automatisiert. Meeting-Protokoll-Dokumente werden mit professionellen Layouts erstellt, die alle wichtigen Informationen enthalten und in einem einfach zu überprüfenden Format vorliegen. Man kann die Meeting-Protokolle mit einigen Mausklicks an die Teilnehmer verteilen und das Dokument für spätere Verwendung oder Überprüfung archivieren.